Oznámení o ochraně osobních údajů uchazečů o zaměstnání

Poslední aktualizace: Listopad 25, 2024

PŘEČTĚTE SI PROSÍM POZORNĚ TOTO OZNÁMENÍ, ABYSTE POCHOPILI, JAK NAKLÁDÁME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI A JAKÉ MÁTE V TOMTO OHLEDU MOŽNOSTI A PRÁVA.

ÚVOD

Společnost Quadient SA (dále též „my“, „nás“ a „naše“) se zavazuje chránit soukromí a bezpečnost vašich osobních údajů. Věříme také v transparentnost a toto oznámení vysvětluje, jak nakládáme s vašimi osobními údaji, když se u nás nebo v některé z našich přidružených společností ucházíte o zaměstnání. Přečtěte si prosím pozorně toto oznámení, abyste se dozvěděli více o tom, jak zpracováváme osobní údaje a jaká práva vám mohou podle platných právních předpisů náležet.

Tyto zásady se vztahují na uchazeče, kteří se ucházejí o zaměstnání prostřednictvím kariérních stránek společnosti Quadient. Informace o tom, jak společnost Quadient shromažďuje, používá a zveřejňuje informace získané od návštěvníků a uživatelů webových stránek, produktů a služeb společnosti Quadient, od osob z řad našich bývalých, současných a potenciálních klientů, partnerů, prodejců, konzultantů, dodavatelů, poskytovatelů služeb a od jakékoli veřejnosti, která s námi komunikuje, naleznete v Prohlášení o ochraně osobních údajů na webových stránkách společnosti Quadient.

Kdy je toto oznámení aplikovatelné? Toto oznámení popisuje naše postupy týkající se osobních údajů, které získáváme, shromažďujeme, používáme, sdílíme a jinak zpracováváme v souvislosti s vaší žádostí o zaměstnání a naším procesem přijímání zaměstnanců. Toto oznámení není součástí žádné pracovní smlouvy. Naše kontaktní údaje jsou uvedeny na konci tohoto oznámení. Ve vztahu k informacím popsaným v tomto oznámení vystupujeme jako „správce údajů“.

Přečtěte si Oznámení o ochraně osobních údajů uchazečů zaměstnání v Kalifornii společnosti Quadient.
 

JAK ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE

Jaké osobní údaje shromažďujeme? Shromažďujeme a zpracováváme od vás následující osobní údaje pro účely popsané v tabulce níže a v části „Další činnosti zpracování lidských zdrojů“ níže. Pro obyvatele Kalifornie jsme v souladu s kalifornským Zákonem o ochraně soukromí spotřebitelů v platném znění („CCPA") určili kategorie osobních údajů shromažďovaných kromě účelů uvedených v Oznámení o ochraně soukromí uchazečů o zaměstnání pro kalifornské uchazeče.

Další procesy personálního oddělení 

Kromě výše popsaných specifických činností zpracování můžeme vaše osobní údaje zpracovávat také pro následující účely v oblasti lidských zdrojů:

• Personální řízení a řízení lidských zdrojů. Patří sem například běžné firemní postupy související s navazováním, udržováním a ukončováním pracovních vztahů, personální řízení a správa (včetně řízení před vznikem, v průběhu a po skončení vašeho pracovního poměru u nás), řízení a plánování společnosti, správa benefitů, hodnocení výkonnosti a disciplinárních řízení, vyřizování nároků zaměstnanců souvisejících s prací (například nároky na pojištění a odškodnění pracovníků) a řešení otázek pracovních vztahů.
   
• Řízení provozu. Patří sem například zřizování, provádění a řízení obchodních činností společnosti (jako je údržba interních sítí a IT systémů), provoz, hodnocení a zlepšování našeho náborového systému, účetnictví a audit, získávání nebo udržování pojistného krytí, řízení rizik nebo získávání odborných rad.
   
• Správa zabezpečení. Patří sem například zajištění bezpečnosti našich prostor a informací, které má společnost k dispozici, a také bezpečnosti našich zaměstnanců, prevenci podvodů a bezpečnost sítí a informací.
   
• Dodržování právních a regulačních předpisů. Patří sem například získávání a zveřejňování osobních údajů v souladu s právními předpisy (např. daňovými, zdravotními a bezpečnostními, antidiskriminačními zákony) nebo soudním povolením; vedení záznamů, které mohou obsahovat osobní údaje, jako jsou identifikační čísla průkazů totožnosti, informace týkající se nemocenské, mateřské nebo rodičovské dovolené, důchodu a odchodu do důchodu; a stanovení, uplatnění nebo obhajoba právních nároků, ať už v soudním, správním nebo jiném řízení.
   
• Anonymní údaje. Za určitých okolností můžeme vaše údaje anonymizovat, aby s vámi již nemohly být spojovány. Vyhrazujeme si právo použít tyto anonymní a deidentifikované údaje k jakémukoli legitimnímu obchodnímu účelu bez dalšího upozornění nebo vašeho souhlasu.
   
• Další odpovídající účely. Výše popsané informace můžeme zpracovávat také pro účely, které jsou v souladu s účely a způsoby použití popsanými v tomto oznámení, pro které nám byly vaše osobní údaje poskytnuty, a které s nimi souvisejí a/nebo je doplňují.

Jak budeme vaše údaje sdílet/zveřejňovat?

Každou z výše popsaných kategorií osobních údajů můžeme sdílet v následujících souvislostech:

• Interně. Vaše údaje mohou být sdíleny interně pro účely ohledně lidských zdrojů. To zahrnuje členy týmů našich personálních oddělení, manažery v příslušných odděleních společnosti a pracovníky IT (pokud je přístup k údajům nezbytný pro výkon jejich funkcí).
   
• Přidružené společnosti. Pokud se ucházíte o pracovní pozici u některé z našich mateřských, dceřiných nebo přidružených společností, budeme vaše údaje sdílet s touto společností. Týmy našich personálních oddělení řídí proces náboru a nástupu zaměstnanců.
   
• Advokáti a poradci. Vaše údaje můžeme sdělit našim právním zástupcům a dalším poradcům za účelem získání pokynů, rad a doporučení ohledně vašeho zaměstnání. Vaše údaje můžeme také sdělit našim právním zástupcům v případě stížnosti nebo soudního sporu.
   
• Zprostředkovatelé a dodavatelé. Vaše údaje budou sdíleny se zástupci a dodavateli třetích stran, kteří nám poskytují služby, jež vyžadují zpracování těchto osobních údajů, jako jsou náborové a mzdové služby. Můžete také komunikovat s osobami, které jsou nezávislými smluvními partnery společnosti, a ty obdrží informace, které jim sdělíte. Vaše osobní údaje budeme předávat pouze v případě, kdy to vyžaduje zákon a kdy nám zprostředkovatel nebo smluvní partner poskytl písemné ujištění, že bude chránit veškeré osobní údaje, které mu budou sděleny, v souladu s ustanoveními tohoto oznámení.
   
• Zákonné povinnosti a práva. Vaše osobní údaje můžeme zveřejnit v reakci na soudní obsílky, příkazy, soudní příkazy nebo jiné právní postupy nebo v souladu s příslušnými zákony. Vaše osobní údaje můžeme také sdílet za účelem zjištění nebo uplatnění našich zákonných práv; za účelem obrany proti právním nárokům; a za účelem vyšetřování, prevence nebo přijetí opatření týkajících se možných nezákonných činností, podezření z podvodu, bezpečnosti osob nebo majetku (například poskytnutí vašich zdravotních údajů lékaři v případě lékařské pohotovosti) nebo porušení zásad nebo dohod zaměstnaneckého poměru.

Akvizice a podobné transakce. Informace můžeme zveřejnit v případě fúze, prodeje, restrukturalizace, reorganizace, rozpuštění nebo jiného prodeje či převodu části nebo veškerého majetku naší společnosti, ať už v rámci pokračujícího podnikání nebo v rámci konkurzu, likvidace nebo podobného řízení.

Právní základ zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely související s vaším zaměstnáním:

• Provádění našich oprávněných zájmů. Zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů při řízení vašeho zaměstnání nebo potenciálního zaměstnání, při průběžném posuzování a ověřování vaší kompetence k práci u nás a při vedení záznamů o vašem zaměstnání. Máme také oprávněný zájem na zpracování údajů za účelem vyřizování stížností, nároků a žalob podaných proti nám.
   
• Plnění našich zákonných povinností a plnění smlouvy. Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností v oblasti pracovního práva, jako je například přijetí opatření k uzavření pracovního poměru s námi, plnění jakéhokoli pracovněprávního vztahu s námi a plnění pracovní smlouvy.
   
• S vaším souhlasem, jak je uvedeno v tomto oznámení. Pokud vás požádáme o přečtení a podepsání tohoto oznámení, abychom získali váš výslovný souhlas se zpracováním vašich údajů pro určité typy účelů uvedených v tomto oznámení, a vy tak učiníte, budeme vaše osobní údaje zpracovávat v souladu s tímto oznámením a vaším výslovným souhlasem, který máte právo kdykoli odvolat.

Jak tyto údaje shromažďujeme?
Informace od vás shromažďujeme různými způsoby, včetně přímého kontaktu s vámi (písemně, ústně nebo elektronicky), v rozhovorech, v posudcích a hodnoceních a prostřednictvím kancelářského počítačového a telefonního vybavení. Informace můžeme shromažďovat také od třetích stran, včetně vašich bývalých zaměstnavatelů, referenčních agentur, poskytovatelů prověrek nebo veřejně dostupných zdrojů (např. sociálních sítí).

Co když osobní údaje neposkytnete?
Můžete vznést námitku proti shromažďování údajů, o které jste požádali během svého zaměstnání u nás. Pokud však tyto údaje neposkytnete, je možné, že nebudeme moci provádět určité činnosti nezbytné pro zpracování vaší žádosti o zaměstnání, udržení vašeho zaměstnání nebo plnění zákonných povinností.

DALŠÍ DŮLEŽITÉ INFORMACE

Mezinárodní přenos dat.
Působíme ve Spojených státech a vaše osobní údaje budou předány do našich poboček ve Spojených státech. Tento přenos je nezbytný pro zpracování vaší žádosti a pro plnění vašeho vztahu s námi. Zasláním nám osobních údajů berete na vědomí, že vaše osobní údaje podléhají shromažďování, uchovávání, zpracování a předávání do Spojených států a těm třetím stranám, se kterými je sdílíme, jak je popsáno v tomto oznámení. Pokud předáváme informace do Spojených států nebo jiných zemí, činíme tak pro účely uvedené v tomto oznámení a v souladu s platnými právními předpisy. Při zákonném provádění přeshraničních/mezinárodních přenosů osobních údajů se spoléháme na uznávané právní základy.

Jak dlouho vaše údaje uchováváme a používáme?
Vaše osobní údaje budeme uchovávat tak dlouho, jak bude potřeba k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, a to v závislosti na vašem zaměstnaneckém poměru u nás. Vaše osobní údaje budeme uchovávat a používat tak dlouho, jak to bude nutné pro splnění našich obchodních požadavků a zákonných povinností, pro řešení sporů, ochranu našeho majetku, poskytování našich služeb a vymáhání našich smluv. Pokud již nemáme důvod uchovávat vaše osobní údaje, bezpečně je zlikvidujeme v souladu s platnými právními předpisy a našimi zásadami. Pokud nás požádáte o vymazání svých osobních údajů, podnikneme přiměřené kroky k jejich odstranění, pokud nezjistíme, že by to porušilo naše stávající, legitimní právní, regulační, smluvní nebo podobné závazky. Pro více informací se obraťte na personální oddělení prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

Jak chráníme vaše údaje?
Zavedli jsme bezpečnostní opatření, která chrání osobní údaje před náhodnou ztrátou, použitím, změnou, zveřejněním nebo neoprávněným přístupem. Čas od času naše bezpečnostní postupy přezkoumáme a zvážíme vhodné nové technologie a metody. Žádný bezpečnostní systém však není dokonalý a žádný přenos dat není 100% bezpečný. I když usilujeme o to údaje maximálně chránit, nemůžeme však zaručit ani garantovat bezpečnost jakýchkoli informací. Nemůžeme zaručit, že vaše údaje zůstanou v bezpečí za všech okolností. Pokud dojde k narušení bezpečnosti dat a vaše osobní údaje budou ohroženy, budeme informovat vás a všechny příslušné regulační orgány, pokud to po nás vyžadují platné právní předpisy.

Vaše práva a volby.
V závislosti na místě vašeho bydliště můžete mít určitá práva týkající se vašich osobních údajů. Chcete-li uplatnit svá níže popsaná práva, zašlete nám prosím ověřitelnou žádost prostřednictvím centra předvoleb. Pokud chcete uplatnit svá práva podle platných právních předpisů nebo se o nich dozvědět více, obraťte se prosím na personální oddělení.

Pro osoby s bydlištěm v EU/EHP:

• Právo na přístup. V rozsahu požadovaném zákonem máte právo získat potvrzení o tom, zda jsou či nejsou zpracovávány osobní údaje, které se vás týkají, a pokud tomu tak je, máte právo na přístup k osobním údajům a následujícím informacím: účely zpracování; kategorie osobních údajů, které jsou zpracovávány; a příjemci nebo kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny. V souladu s platnými právními předpisy poskytneme kopii vašich osobních údajů.
   
• Právo na opravu. Naším cílem je, aby vaše osobní údaje byly přesné, aktuální a úplné. Pokud se domníváte, že vaše údaje nejsou přesné, nebo pokud se změní, kontaktujte prosím personální oddělení.
   
• Právo na výmaz. V některých případech máte zákonné právo požadovat, abychom vymazali vaše osobní údaje, pokud (1) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny; (2) v určitých případech, kdy byl odvolán souhlas; (3) v určitých případech jste vznesli námitku proti zpracování; (4) osobní údaje byly zpracovány protiprávně; (5) osobní údaje musí být vymazány pro splnění právní povinnosti nebo (6) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Toto právo však není absolutní. Pokud osobní údaje vymažeme, budou odstraněny z našich aktivních serverů a databází; mohou však zůstat v našich archivech, pokud není praktické nebo možné je vymazat. Vaše osobní údaje můžeme také uchovávat, pokud je to nutné pro splnění našich zákonných povinností, řešení sporů nebo vymáhání jakýchkoli dohod.
   
• Právo na omezení zpracování. Máte právo omezit zpracování svých údajů, pokud (1) přesnost osobních údajů je zpochybněna, a to na dobu, která správci umožní přesnost osobních údajů ověřit; (2) zpracování je protiprávní a vy nesouhlasíte s výmazem a požadujete místo toho omezení; (3) osobní údaje již nepotřebujeme, ale potřebujete, abychom je uchovávali pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; nebo (4) vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů, a to až do vyřešení námitky.
   
• Právo vznést námitku. Za určitých okolností máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, pro naše oprávněné zájmy nebo pro oprávněné zájmy jiných osob. Právo vznést námitku máte také v případě, že jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu nebo pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.
   
• Právo na odvolání souhlasu. Pokud jste poskytli souhlas se shromažďováním, zpracováním a přenosem vašich osobních údajů, můžete mít právo svůj souhlas zcela nebo částečně odvolat. Jakmile jsme obdrželi oznámení, že jste svůj souhlas zcela nebo zčásti odvolali, nebudeme již vaše údaje zpracovávat pro účely, s nimiž jste původně souhlasili a které jste následně odvolali, ledaže by existovaly závažné oprávněné důvody pro další zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Chcete-li svůj souhlas odvolat, obraťte se prosím na personální oddělení prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.
   
• Právo na stížnost. Pokud se domníváte, že jsme vaše osobní údaje nezpracovávali v souladu s platnými právními předpisy, doporučujeme vám, abyste nás kontaktovali na adrese PrivacyTeam@Quadient.com. Můžete mít také právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu nebo se domáhat nápravy soudní cestou. Pro obyvatele EU nebo EHP je k dispozici Seznam dozorových úřadů. Pokud potřebujete další pomoc ohledně svých práv, obraťte se prosím na personální oddělení pomocí níže uvedených kontaktních údajů a my vaši žádost posoudíme v souladu s platnými právními předpisy.

Pro osoby s bydlištěm v Kalifornii:

• Právo na informace. Máte právo požadovat: (1) konkrétní osobní údaje, které jsme o vás shromáždili; (2) kategorie osobních údajů, které jsme o vás shromáždili; (3) kategorie zdrojů, ze kterých jsme osobní údaje o vás shromáždili; (4) kategorie osobních údajů o vás, které jsme prodali nebo sdíleli, a kategorie třetích stran, kterým byly osobní údaje prodány nebo sdíleny; (5) kategorie osobních údajů o vás, které jsme zveřejnili za obchodním účelem, a kategorie třetích stran, kterým byly osobní údaje zveřejněny za obchodním účelem; (6) obchodní nebo komerční účel shromažďování, zveřejňování, prodeje nebo sdílení osobních údajů; a (7) kategorie třetích stran, kterým osobní údaje sdělujeme. Naše odpověď se bude vztahovat na období 12 měsíců předcházející přijetí ověřitelné žádosti, pokud nepožádáte o delší období.
   Právo na odstranění. Máte právo požádat o vymazání určitých údajů, které o vás shromažďujeme nebo uchováváme. Jak je popsáno v tomto oznámení, vymažeme vaše osobní údaje z našich záznamů a nařídíme všem poskytovatelům služeb (jak jsou definováni podle platných právních předpisů), aby vaše osobní údaje vymazali ze svých záznamů. Nejsme však povinni vyhovět žádosti o vymazání, pokud se na ni vztahuje výjimka podle zákona.
   
• Právo na opravu. Máte právo na opravu nepřesností ve svých osobních údajích s ohledem na povahu osobních údajů a účely, pro které osobní údaje zpracováváme. Vyvineme úsilí přiměřené naší společnosti, abychom nepřesné osobní údaje opravili podle vašich pokynů.
   
• Právo na omezení používání a zveřejňování. Máte právo omezit naše použití a zveřejnění vašich citlivých osobních údajů na takové použití, které je nezbytné k poskytování našich služeb a zboží podle vašich požadavků nebo které je jinak povoleno zákonem. Citlivé údaje používáme nebo zveřejňujeme pouze pro účely povolené zákonem CCPA, na které se nevztahuje právo na omezení.
   
• Právo na odhlášení. Máte právo nám nařídit, abychom přestali prodávat nebo sdílet vaše osobní údaje třetím stranám a abychom se toho zdrželi i v budoucnu.  

Nediskriminace.
Máte právo na to, abychom s vámi v důsledku uplatnění výše uvedených práv nezacházeli diskriminačně. Nenabízíme finanční pobídky a rozdíly v cenách nebo službách a nediskriminujeme spotřebitele, zaměstnance, uchazeče nebo nezávislé dodavatele za to, že uplatňují svá práva podle platných právních předpisů.

Proces řešení sporů.
Pokud máte jakékoli stížnosti týkající se dodržování tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů, kontaktujte nás prosím nejprve na adrese privacyteam@quadient.com. Prošetříme a pokusíme se vyřešit stížnosti a spory týkající se používání a zveřejňování osobních údajů v souladu s těmito zásadami ochrany osobních údajů a v souladu s platnými právními předpisy.

Aktualizace a změny.
Toto oznámení můžeme doplnit, změnit, aktualizovat nebo upravit tak, aby odráželo jakékoli změny v tom, jak s vašimi údaji nakládáme, nebo v reakci na změny v zákonech. Pokud toto oznámení aktualizujeme, poskytneme vám nové oznámení o ochraně osobních údajů.

Kontakt na personální oddělení.
Pro více informací, v případě jakýchkoli dotazů nebo obav, případně pokud chcete uplatnit svá práva nebo podat stížnost, nás můžete kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktů:
•    Telefonicky: +1 800-636-7678
•    E-mailem: PrivacyTeam@Quadient.com