Oznámení o ochraně osobních údajů uchazečů o zaměstnání

Poslední aktualizace: Listopad 25, 2024

PŘEČTĚTE SI PROSÍM POZORNĚ TOTO OZNÁMENÍ, ABYSTE POCHOPILI, JAK S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI NAKLÁDÁME A JAKÉ MÁTE V TÉTO SOUVISLOSTI MOŽNOSTI A PRÁVA.

ÚVOD

Quadient SA (also referred to herein as “we,” “us,” and “our”) is committed to protecting the privacy and security of your personal information. We also believe in transparency, and this Notice explains how we treat your personal data when you apply for a job with us or one of our affiliates. Please read this Notice carefully to learn more about how we process personal information and what rights you may have under applicable law.

Tyto zásady se vztahují na uchazeče, kteří se ucházejí o zaměstnání prostřednictvím kariérních stránek společnosti Quadient.  

Kdy se toto oznámení použije? Toto oznámení popisuje naše postupy týkající se osobních údajů, které získáváme, shromažďujeme, používáme, sdílíme a jinak zpracováváme v souvislosti s vaší žádostí o zaměstnání a naším procesem přijímání zaměstnanců. Toto oznámení není součástí žádné pracovní smlouvy. Naše kontaktní údaje jsou uvedeny na konci tohoto oznámení. Ve vztahu k informacím popsaným v tomto oznámení vystupujeme jako „správce údajů“.
 

JAK ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE

Jaké osobní údaje shromažďujeme? Shromažďujeme a zpracováváme od vás následující osobní údaje pro účely popsané v tabulce níže a v části „Další činnosti zpracování lidských zdrojů“ níže. Pro obyvatele Kalifornie jsme v souladu s kalifornským zákonem o ochraně soukromí spotřebitelů v platném znění („CCPA“) určili kategorie shromažďovaných osobních údajů navíc k účelům uvedeným v Oznámení o ochraně soukromí uchazečů o zaměstnání pro uchazeče z Kalifornie.

* Poznámka: Výše uvedený seznam obsahuje příklady osobních a citlivých údajů, které o vás můžeme mít, a nezaručuje, že tyto údaje o vás v současné době máme nebo jsme někdy měli. Tyto osobní a citlivé údaje budeme shromažďovat pouze na základě vašeho výslovného souhlasu.

Ostatní činnosti zpracování lidských zdrojů 

Kromě výše popsaných specifických činností zpracování můžeme vaše osobní údaje zpracovávat také pro následující účely v oblasti lidských zdrojů:

• Personální řízení a řízení lidských zdrojů. Patří sem například běžné obchodní postupy související s navazováním, udržováním a ukončováním pracovních vztahů, personální řízení a správa (včetně řízení před vznikem, v průběhu a po skončení vašeho pracovního poměru u nás), řízení a plánování podniku, správa benefitů, provádění hodnocení výkonnosti a disciplinárních řízení, vyřizování nároků zaměstnanců souvisejících s prací (například nároky na pojištění a odškodnění pracovníků) a řešení otázek pracovních vztahů.
   
• Řízení provozu. Patří sem například zřizování, provádění a řízení obchodních činností společnosti (jako je údržba interních sítí a IT systémů), provoz, hodnocení a zlepšování našeho náborového systému, účetnictví a audit, získávání nebo udržování pojistného krytí, řízení rizik nebo získávání odborných rad.
   
• Správa zabezpečení. To zahrnuje například zajištění bezpečnosti našich prostor a informací, které má společnost k dispozici, a také bezpečnosti našich zaměstnanců, prevenci podvodů a bezpečnost sítí a informací.
   
• Dodržování právních a regulačních předpisů. Patří sem například získávání a zveřejňování osobních údajů v souladu s právními předpisy (např. daňovými, zdravotními a bezpečnostními, antidiskriminačními zákony) nebo soudním povolením; vedení záznamů, které mohou obsahovat osobní údaje, jako jsou vládní identifikátory, informace týkající se nemocenské, mateřské nebo rodičovské dovolené, důchodu a odchodu do důchodu; a stanovení, uplatnění nebo obhajoba právních nároků, ať už v soudním, správním nebo jiném řízení.
   
• Anonymní údaje. Za určitých okolností můžeme vaše osobní údaje anonymizovat tak, že je již nelze s vámi spojit. Vyhrazujeme si právo použít tyto anonymní a deidentifikované údaje pro jakýkoli legitimní obchodní účel bez dalšího upozornění nebo vašeho souhlasu.
   
• Konzistentní účely. Výše popsané informace můžeme zpracovávat také pro účely, které jsou v souladu s účely a způsoby použití popsanými v tomto oznámení, pro které nám byly vaše osobní údaje poskytnuty, a které s nimi souvisejí a/nebo je doplňují.

Jak budeme vaše údaje sdílet/zveřejňovat? 

Každou z výše popsaných kategorií osobních údajů můžeme sdílet v následujících souvislostech: 

• Interně. Vaše údaje mohou být sdíleny interně pro účely lidských zdrojů. To zahrnuje členy našich týmů lidských zdrojů, manažery v příslušných obchodních oblastech a pracovníky IT (pokud je přístup k údajům nezbytný pro výkon jejich funkcí).
   
• Přidružené společnosti. Pokud se ucházíte o pracovní pozici u některé z našich mateřských, dceřiných nebo přidružených společností, budeme vaše údaje sdílet s touto společností. Naše firemní týmy lidských zdrojů řídí proces přijímání a zapracovávání zaměstnanců.
   
• Advokáti a poradci. Vaše údaje můžeme sdělit našim právním zástupcům a dalším poradcům, abychom získali pokyny, rady a poradenství týkající se vašeho zaměstnání. Vaše údaje můžeme také sdělit našim právním poradcům v případě stížnosti nebo soudního sporu.
   
• Zprostředkovatelé a dodavatelé. Vaše údaje budou sdíleny se zástupci a dodavateli třetích stran, kteří nám poskytují služby, jež vyžadují zpracování těchto osobních údajů, jako jsou náborové a mzdové služby. Můžete také komunikovat s osobami, které jsou nezávislými smluvními partnery společnosti, a ty obdrží informace, které jim sdělíte. Vaše osobní údaje budeme předávat pouze v případě, že nám zprostředkovatel nebo smluvní partner v případě, že to vyžaduje zákon, poskytl písemné ujištění, že bude chránit veškeré osobní údaje, které mu budou sděleny, v souladu s ustanoveními tohoto oznámení.
   
• Zákonné povinnosti a práva. Vaše osobní údaje můžeme zveřejnit v reakci na soudní obsílky, příkazy, soudní příkazy nebo jiné právní postupy nebo v souladu s příslušnými zákony. Vaše osobní údaje můžeme také sdílet za účelem zjištění nebo uplatnění našich zákonných práv; za účelem obrany proti právním nárokům; a za účelem vyšetřování, prevence nebo přijetí opatření týkajících se možných nezákonných činností, podezření z podvodu, bezpečnosti osob nebo majetku (například poskytnutí vašich zdravotních údajů lékaři v případě lékařské pohotovosti) nebo porušení zásad nebo dohod v oblasti zaměstnanosti.
   
• Akvizice a podobné transakce. Informace můžeme zveřejnit v případě fúze, prodeje, restrukturalizace, reorganizace, rozpuštění nebo jiného prodeje či převodu některých nebo všech aktiv naší společnosti, ať už v rámci pokračujícího podnikání, nebo v rámci konkurzu, likvidace nebo podobného řízení.
   

Zákonný základ zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely související s vaším zaměstnáním:

• Provádění našich oprávněných zájmů. Zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů při řízení vašeho zaměstnání nebo potenciálního zaměstnání, při průběžném posuzování a ověřování vaší vhodnosti pro práci u nás a při vedení záznamů o vašem zaměstnání. Máme také oprávněný zájem na zpracování údajů za účelem vyřizování stížností, reklamací a žalob podaných proti nám.
   
• Plnění našich zákonných povinností a plnění smlouvy. Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností v oblasti pracovního práva, jako je například přijetí opatření k uzavření pracovního poměru s námi, plnění pracovního poměru s námi a plnění pracovní smlouvy.
   
• S vaším souhlasem, jak je uvedeno v tomto oznámení. Pokud vás požádáme o přečtení a podepsání tohoto oznámení, abychom získali váš výslovný souhlas se zpracováním vašich osobních údajů pro určité typy účelů uvedených v tomto oznámení, a vy tak učiníte, budeme vaše osobní údaje zpracovávat v souladu s tímto oznámením a vaším výslovným souhlasem, který máte právo kdykoli odvolat.

Jak tyto údaje shromažďujeme?
Informace od vás sbíráme různými způsoby, včetně přímého kontaktu s vámi (písemně, ústně nebo elektronicky), v rozhovorech, v posudcích a hodnoceních a prostřednictvím kancelářského počítačového a telefonního vybavení. Informace můžeme shromažďovat také od třetích stran, včetně vašich bývalých zaměstnavatelů, referenčních agentur, poskytovatelů prověrek nebo veřejně dostupných zdrojů (např. sociálních sítí).

Co když osobní údaje neposkytnete?
Můžete vznést námitku proti shromažďování údajů, které jsme požadovali během vašeho zaměstnání u nás. Pokud však údaje neposkytnete, je možné, že nebudeme moci provádět určité činnosti nezbytné pro zpracování vaší žádosti o zaměstnání, udržení vašeho zaměstnání nebo splnění zákonných povinností.

DALŠÍ DŮLEŽITÉ INFORMACE

Mezinárodní přenos dat. 
Působíme ve Spojených státech a vaše osobní údaje budou předány do našich kanceláří ve Spojených státech. Tento přenos je nezbytný pro zpracování vaší žádosti a pro plnění vašeho vztahu s námi. Zasláním osobních údajů nám berete na vědomí, že vaše osobní údaje podléhají shromažďování, uchovávání, zpracování a předávání do Spojených států a těm třetím stranám, se kterými je sdílíme, jak je popsáno v tomto oznámení. Pokud předáváme informace do Spojených států nebo jiných zemí, činíme tak pro účely uvedené v tomto oznámení a v souladu s platnými právními předpisy. Při zákonném provádění přeshraničních/mezinárodních přenosů osobních údajů se opíráme o uznávané právní základy.

Jak dlouho vaše údaje uchováváme a používáme? 
Vaše osobní údaje budeme uchovávat tak dlouho, jak bude potřeba k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, a to v závislosti na vašem zaměstnaneckém poměru u nás. Vaše osobní údaje budeme uchovávat a používat tak dlouho, jak to bude nutné pro splnění našich obchodních požadavků a zákonných povinností, pro řešení sporů, ochranu našeho majetku, poskytování našich služeb a vymáhání našich smluv. Pokud již nemáme důvod uchovávat vaše osobní údaje, bezpečně je zlikvidujeme v souladu s platnými právními předpisy a našimi zásadami. Pokud nás požádáte o vymazání svých osobních údajů, podnikneme přiměřené kroky k jejich odstranění, pokud nezjistíme, že by to porušilo naše stávající, legitimní právní, regulační, smluvní nebo podobné závazky. Pro více informací se obraťte na oddělení lidských zdrojů prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

Jak chráníme vaše údaje? 
Zavedli jsme bezpečnostní opatření, která chrání osobní údaje před náhodnou ztrátou, použitím, změnou nebo neoprávněným zveřejněním či přístupem. Čas od času naše bezpečnostní postupy přezkoumáme a zvážíme vhodné nové technologie a metody. Žádný bezpečnostní systém však není dokonalý a žádný přenos dat není 100% bezpečný. V důsledku toho se sice snažíme osobní údaje chránit, ale nemůžeme zaručit ani garantovat bezpečnost jakýchkoli informací. Nemůžeme zaručit, že vaše údaje zůstanou v bezpečí za všech okolností. Pokud dojde k narušení bezpečnosti vašich osobních údajů, budeme vás a všechny příslušné regulační orgány informovat, jakmile to bude vyžadovat platný zákon.

Vaše práva a volby. 
V závislosti na místě vašeho bydliště můžete mít určitá práva týkající se vašich osobních údajů. Chcete-li uplatnit svá níže popsaná práva, zašlete nám ověřitelnou žádost prostřednictvím centra preferencí. Pokud chcete uplatnit svá práva podle platných právních předpisů nebo se o nich dozvědět více, obraťte se na oddělení lidských zdrojů.
 

Pro osoby s bydlištěm v EU/EHP:

• Právo na přístup. V rozsahu požadovaném zákonem máte právo získat potvrzení o tom, zda jsou či nejsou zpracovávány osobní údaje, které se vás týkají, a pokud tomu tak je, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a následujícím informacím: účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů a příjemci nebo kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny. V souladu s platnými právními předpisy vám poskytneme kopii vašich osobních údajů.
   
• Právo na opravu. Naším cílem je, aby vaše osobní údaje byly přesné, aktuální a úplné. Pokud se domníváte, že vaše údaje nejsou přesné, nebo pokud se změní, kontaktujte prosím personální oddělení.
   
• Právo na výmaz. V některých případech máte zákonné právo požadovat, abychom vymazali vaše osobní údaje, pokud (1) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny; (2) v určitých případech byl odvolán souhlas; (3) v určitých případech jste vznesli námitku proti zpracování; (4) osobní údaje byly zpracovány protiprávně; (5) osobní údaje musí být vymazány pro splnění právní povinnosti; nebo (6) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Toto právo však není absolutní. Když osobní údaje vymažeme, budou odstraněny z našich aktivních serverů a databází; mohou však zůstat v našich archivech, pokud není praktické nebo možné je vymazat. Vaše osobní údaje můžeme také uchovávat, pokud je to nutné pro splnění našich zákonných povinností, řešení sporů nebo vymáhání jakýchkoli dohod.
   
• Právo na omezení zpracování. Máte právo omezit zpracování svých údajů, pokud (1) přesnost osobních údajů je zpochybněna, a to na dobu, která správci umožní přesnost osobních údajů ověřit; (2) zpracování je protiprávní a vy nesouhlasíte s výmazem a požadujete místo toho omezení; (3) osobní údaje již nepotřebujeme, ale potřebujete, abychom je uchovávali pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; nebo (4) vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů, a to až do vyřešení námitky.
   
• Právo vznést námitku. Za určitých okolností máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, pro naše oprávněné zájmy nebo pro oprávněné zájmy jiných osob. Právo vznést námitku máte také v případě, že jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu nebo pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.
   
• Právo na odvolání souhlasu. Pokud jste poskytli souhlas se shromažďováním, zpracováním a přenosem vašich osobních údajů, můžete mít právo svůj souhlas zcela nebo částečně odvolat. Jakmile obdržíme oznámení o úplném nebo částečném odvolání vašeho souhlasu, nebudeme již vaše údaje zpracovávat pro účely, s nimiž jste původně souhlasili a které jste poté odvolali, ledaže by existovaly závažné oprávněné důvody pro další zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Chcete-li svůj souhlas odvolat, obraťte se na oddělení lidských zdrojů prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.
   
• Právo na stížnost. Pokud se domníváte, že jsme vaše osobní údaje nezpracovávali v souladu s platnými právními předpisy, doporučujeme vám, abyste nás kontaktovali na adrese PrivacyTeam@Quadient.com. Můžete mít také právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu nebo se domáhat nápravy soudní cestou. Seznam dozorových úřadů pro obyvatele EU nebo EHP je k dispozici. Pokud potřebujete další pomoc ohledně svých práv, obraťte se na oddělení lidských zdrojů pomocí níže uvedených kontaktních údajů a my vaši žádost posoudíme v souladu s platnými právními předpisy.

Kontakt na personální oddělení. 
Pro více informací, v případě jakýchkoli dotazů nebo obav, případně pokud chcete uplatnit svá práva nebo podat stížnost, nás můžete kontaktovat pomocí níže uvedených informací:
- Telefonicky: +1 800-636-7678
- Elektronickou poštou: PrivacyTeam@Quadient.com: E-MAILEM: PrivacyTeam@Quadient.com